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前回はAI活用環境を整えました。

無料で始めよう！GoogleのAI環境設定とAI仕事術の第一歩

今回は、仕事の中で意外と多くの時間を取られている「書く作業」に注目し、いよいよ実務で動かしてみましょう。

AIと一緒に文章を作ることで、作成時間を短縮しながら、内容の質も高めていくことができます。
例えば、一通のメールに15分かかっていたのが、AIを味方につけることで5分ほどで終わり、しかも相手への思いやりが伝わる丁寧な文章に仕上がります。また、ふとしたアイデアを提案書に仕上げることができます。

まずは一番身近な「書くこと」から、仕事がスムーズに進む感覚を味わってみませんか。

準備は完了！あとはAIと「一緒に書き上げる」時間へ

現場で役立つ！AIと一緒に文章を完成させる具体的な方法

AIを使って文章を作る時は、最初から完璧なものを求めず、AIに「下書き」や「視点の提供」をしてもらい、最後に自分の手で仕上げるのがコツです。

２つの具体例を見ながら、AIを「優秀なパートナー」として使いこなす方法を見ていきましょう。

AIによるメールの校正で、相手への想いを整える

自分の書いたメールが
「これで本当に失礼がないかな？」
と不安な時は、AIに意見をもらい、一緒に完成度を高めましょう。
ここでは、実際に下書きが完成品になるまでの具体的な流れをご紹介します。

自分の文章の「良いところ」「改善点」を診断してもらう

まずいきなり、「下書を直して」とAIに頼むのではなく、「自分の文章のどの部分が正しく機能しているか」「改善のために考慮すべきこと」をAIに探してもらいます。

「正しい部分？」

について意外な感想を持たれるかもしれません。それは、AIの使い方の根本を理解するために必要な視点だからです。AIに答えを求めるのではなく、AIと共に考える、という姿勢が根底にあります。AIを活用して自分の文章の核となる強みを再認識することで、自信を持って修正や改善に取り組めるようになるでしょう。

【メールの下書き】
◯◯様、お世話になっております。例の部品ですが、海外からの便が遅れていて、納期が3日ほど遅れそうです。こちらも急かしているのですが、どうしようもなくて。すみませんがよろしくお願いいたします。

【AIへの指示（プロンプト）】
下記メールの良いところを4つ、改善のために考慮すべきことを1つ、コメントしてください。
「（上記の下書きを貼り付ける）」

【AIからの回答】
良いところ1：納期遅延という重要な事実を迅速に伝えようとしている点。
良いところ2：遅延が「3日」と具体的に示されており、相手が予定を立てやすい点。
良いところ3：こちらも「急がしている」と、最善を尽くしている姿勢が見える点。
良いところ4：変に飾らず、誠実に現状を報告しようとしている点。

改善のために考慮すべきこと：相手がその3日間をどう埋めるべきか不安になる可能性があるため、代替案や最短で届けるための具体的なアクションを添えるとさらに安心感が増します。

アドバイスを元に「最高の一通」へ改善する

良いところを再認識し、次に、AIのアドバイスを元に、文章の質を最大限に高めた改善案を作ってもらいます。

【AIへの指示（プロンプト）】
良い点を活かし、改善によってもっとも質が向上する修正案を示してください。

【AIからの回答】
◯◯様、いつも大変お世話になっております。
部品の入荷状況についてご報告とお詫びがございます。海外便の遅延の影響で、当初の予定より3日ほどお時間をいただく見通しとなりました。
お急ぎのところ多大なるご不便をおかけし、深くお詫び申し上げます。現在、最短で納品できるよう最大限の調整を行っております。取り急ぎ現状のご報告をさせていただきますが、何か私どもでお手伝いできることがあればすぐにご連絡ください。

このように、AIを文書作成のパートナーとして使うことで、自分の伝えたいポイントの正しさを再認識し、ご自身の焦りを抑え、相手に安心感を与える文章へと磨き上げることができるのです。

1行のメモから具体的な案を広げる

ふとした時にアイデアが浮かぶ時がありメモする方も多いと思います。
このせっかくのメモをAIとともに提案書や企画書に発展させることが出来たら素晴らしいと思いませんか。

メモを単なる思いつきで終わらせるのではなく、具体的な価値あるアウトプットへと進化させることができます。AIは、そのアイデアの種を育み、論理的な構成や表現を整え、提案へと昇華させるパートナーとなります。

まず方向性を定める

いきなり、「このメモから提案書や企画書を作成して」と指示しても、本当に役立つ提案には至らないでしょう。

なぜなら、AIはあなたがそのアイデアを思いついた目的やターゲット(誰に向けて)といった背景を知りません。提案の本質を定めるための方向性を人間が示さなければ、表面的な体裁を整えただけの文書しか生成できないからです。まずは、人間が核となる方向性を定めることが不可欠です。

【最初のメモ】 「社内のペーパーレス化を進めたい」

これを提案書まで仕上げてみましょう。

【AIへの指示（プロンプト）】
社内のペーパーレス化を進めたい。これにより業務効率化とコスト削減を図れると考えています。 このアイデアを若手社員向け、経営者や幹部向けの２つに分け、それぞれ「タイトル1行」および「詳細内容3つ」の形式で記述してください。誰向けの何で、狙いは何かがわかるようにしてください。

【AIからの回答】
パターンA（若手・現場向け：利便性重視）
タイトル：スマホ一つで完結！移動時間を有効活用するデジタル承認フローの導入
詳細内容：
1.　外出先や自宅からでもスマホで簡単に承認・申請ができる仕組みを構築します。
2.　紙の印刷やハンコをもらうための「待ち時間」をゼロにし、本来の業務に集中できる環境を作ります。
3.　まずは最も頻度の高い経費精算からデジタル化を進め、段階的に範囲を広げます。

パターンB（経営層向け：コスト・信頼重視）
タイトル：年間100万円を利益へ！無駄を削ぎ落とす「スマートオフィス化」
詳細内容：
1.　紙代やトナー代、書類保管スペースのコストを大幅に削減し、会社の利益率を直接的に向上させます。
2.　全ての資料をデジタル管理することで検索性を高め、情報の紛失リスクを防ぎガバナンスを強化します。
3.　企業のSDGsへの取り組みとして対外的にもアピールし、ブランド価値の向上に繋げます。

具体策を固めて「実行可能なプラン」にする

良さそうな案を選んだら、さらに具体性を高めるためにAIに質問を投げかけ、プランの細部を埋めていきます。

ビジネスの場において、多くの場合、相手（お客様、上司、同僚など）が存在します。特に企画書や提案書をAIとともに作成する際は、その相手から共感や賛同を得るために不可欠な「9つの項目」を意識してAIと対話することが重要です。

【AIへの追加指示（プロンプト）】
パターンBを具体的なプランに発展させるために、何を、なぜ、誰が、誰と、どこで、いつ、どうやって、いくらで、どれだけ　のすべての要素を具体的に述べてください。

【AIからの回答】
（何を）: 全社的なデジタル文書管理システムへの完全移行と、紙資料の配布禁止。
（なぜ）: 印刷・保管コストの20%削減と、情報検索スピードの向上による生産性改善。
（誰が）: 総務部が主導し、全役員および全社員が対象。
（誰と）: IT導入支援パートナーおよび各部署のデジタル推進担当者。
（どこで）: 本社オフィス、各支店、およびテレワーク環境を含む全拠点。
（いつ）: 来月から準備を開始し、6ヶ月後の完全移行を目指す。
（どうやって）: Googleドライブを基盤とし、社内規定の改定と操作研修を実施する。
（いくらで）: システム導入・教育費として〇〇万円。コスト削減額で1年以内の投資回収を見込む。
（どれだけ）: 月間のコピー用紙使用枚数を90%削減し、年間〇〇トンのCO2削減に貢献する。

このように、1行のメモから始まった思考が、AIとの対話を通じて、すぐにでも社内で説明できるレベルの具体的な提案へと育っていきます。

この内容をもとに、各部署名、具体的な数値目標、準備内容などを担当者が精査・具体化し、AIとの対話を繰り返しながらブラッシュアップすることで、質の高い提案書を作成できます。

この手法が、
「AIに答えを求めるのではなく、AIとともに考える」という重要な方法になります。

NotebookLMで「過去の資料」を参照し、一貫した文章を書く

「過去に作成した文章を参照して、トーンや知識を反映したい」、そのような場面は実務の中で多く存在します。

例えば、以前のプロジェクトで作成した報告書の文体を踏襲したい、特定のテーマに関する以前の資料の専門知識を活用したい、といったケースです。しかし、必要な情報を探し出し、それを新しい文書に適切に組み込む作業は、時間と労力を要することが少なくありません。

そこで役立つのが、無料のGoogleアカウントでも使えるNotebookLMです。

NotebookLMを使う利点

NotebookLMを使えば、過去の資料を「教科書」としてAIに読み込ませ、あなたらしい文体や独自の知識を反映した文章を簡単に作れます。

一般的なAIは「世の中の平均的な文章」を書きがちですが、NotebookLMは「あなたがアップロードした資料」だけを元に考えるため、情報のズレが少なく、馴染みのある言葉遣いを再現できるからです。

NotebookLMの使い方については、
「第三回 無料で始めよう！GoogleのAI環境設定とAI仕事術の第一歩」
をご参照ください。

AIと共に見つける「あなたの真意」

TwelfthがAI導入と文章作成の効率化を伴走支援します

AIを導入しても「どう指示を出せばいいかわからない」「結局自分で書いたほうが早い」と感じてしまうのは、AIを「思考のパートナー」として活用するコツをまだ知らないだけかもしれません。

Twelfthでは、貴社の業務に合わせた具体的なプロンプトの作成や、GoogleのAIをフル活用するための環境構築をサポートしています。

現場で本当に使えるAI活用を実現し、書く苦労を減らして「想いを形にする楽しさ」を実感したい方は、ぜひ一度ご相談ください。

この記事は2026年03月公開の記事です。技術の進化等により一部内容が異なることもございます。