キャラクター紹介

AIをビジネスの武器として内製化を推進するには、まず「安全なデータ処理環境の整備」と「AI処理とデータが同一環境にあること」が必須要件となります。

無料での試行からさらに一歩進め、チーム全体でAIを活用し、業務の効率化と内製化を推進する基盤となるのがGoogle Workspaceです。
本記事では、その導入によるメリットと具体的なステップを解説します。

AI活用のための「安全な社内環境」を整える

＊価格等は2026年3月時点の情報です。

AI内製化を支えるGoogle Workspaceの3つの柱

Google WorkspaceのビジネスプランでAI活用を進めるメリットは、主に以下の3点です。

1. 企業の機密を守り、AIの学習に使わせない

ビジネスにおいて情報の保護は最優先事項です。

Google Workspaceのビジネスプランであれば、Geminiとのやり取りや、ドライブに保存した資料がGoogle側のAIモデル学習に利用されることはありません。

「社外秘の企画書を元に、新しい提案の骨子を作らせる」といった作業も、Google Workspaceの中で完結するため、情報が外部に漏れる心配をせずにAIを使うことができます。

2. 「共有ドライブ」をAIの知恵袋にする

Google Workspaceの資料やデータの保管庫「共有ドライブ」は、ファイルが個人のものではなく「会社のもの」として管理されます。

• AIとのスムーズな連携：
  AI（GeminiやNotebookLM）が、同じログイン環境にある共有ドライブ内のマニュアルや過去の提案書を直接、安全に参照できます。
• ノウハウの蓄積：
  担当者が変わっても、これまでのデータとAIへの指示（プロンプト）の履歴も会社の資産として残るため、業務の質を維持したまま自分たちで改善を続ける「内製化」が可能になります。

3. Geminiによる実務支援と安心の商用利用

ビジネスプランでは、ドキュメントやスプレッドシートの画面上で、AIが直接文章の作成やデータの整理を手伝ってくれます。 また、

AIで作成した資料や画像などはビジネスで使えるの？

という疑問をよく伺います。
Geminiで生成した文章や画像はビジネスで利用可能です。さらにGoogleのこのサービスには、著作権などの問題に対するユーザー保護制度も整っています。

ただし、有名キャラクターに似た画像を作るなど、他人の権利を侵害するような指示は避けるといった、最低限のルールをチームで共有することは必要です。

導入の具体的ステップ：AI環境を整える

Google Workspaceの導入は、インターネット上に会社専用の安全なデジタルオフィスを構える手続きです。

最適なプランの選択

中小企業が「AIによる内製化」を目指すなら、「Business Standard」（1人あたり月額1,600円　＊2026年3月現在）から始めることを推奨します。

 個人でバラバラに有料AIを契約するよりも、組織としてWorkspaceに加入する方が、チーム全体で高度なAI機能を使えるようになり、結果として管理コストも抑えられ、コストパフォーマンスが非常に高くなります。

導入の流れと設定のポイント

以下に大まかな導入の流れを解説します。

独自ドメインの準備：

Google Workspaceを利用するには、会社のドメインが必要です。
「@company.co.jp」「@company.com」など、会社のドメインを用意します。

取得済みのドメインをお持ちでない場合は、お名前.com、Xserver Domain などの DNS 設定が可能なドメイン管理事業者にて、ご希望のドメインをご取得ください。
新規にドメインを取得するようなケースでお困りの際は、是非Twelfthに相談ください。
その後のGoogle Workspaceの設定を含めてお力になれると思います。

アカウント開設申し込み：

Google Workspace にて「無料試用を開始」をクリック → 新しいアカウントを作成する　で申し込みを進めてください。

その後、指定メールアドレスに案内が届きます。尚、一定期間のお試し期間が設けられています。
＊2026年3月現在のお試し期間は14日間です。

Google管理コンソールへアクセス：

届いたメールに記載されている管理者ユーザーアカウント情報で Google 管理コンソールへアクセスしてください。
利用規約の同意やパスワード設定を行うと、その後、「Google Workspace を活用してみましょう」と表示されるので［設定する］をクリックします。

ドメイン所有の証明用確認コードの取得：

管理コンソール上に、ドメインの設定画面が表示されます。順に進め、「確認コード」を取得します。

ここでこの画面はそのままにしておいてください。

ドメイン管理事業者サイトでのTXTレコード作成：

ドメインを取得した管理事業者(お名前.comやXServerドメインなど)のサイトにてDNS設定に進み、先程の「確認コード」を用いて、このドメインを証明する設定を行います。
これでGoogleに「このドメインは私のものです」と証明できます。

ドメイン所有証明を完了させる：

管理コンソールに戻ります。
チェックボタン、確認ボタンを押します。「ドメイン所有権の証明が完了しました」と表示されれば成功です。

メンバーの追加：

ドメイン所有証明が完了したら、一緒にAIを活用する社員のアカウントを作成します。

メールの設定：

メールについては、これまでOutlook、Thunderbirdなどのメールソフトを使っていると思います。
メールとAIの連携活用の観点から、これ以降、Google WorkspaceにあるGmailのみを使うことが推奨されます。

しかし、移行期間として、それまで使っていたOutlookと併用することも可能です。

AIとGoogle Workspaceを連携させる

重要なポイントです。実はそのままでは、GeminiはあなたのGoogleドライブの中にあるファイルを見ることができません。設定で「連携」をオンにする必要があります。

Geminiの設定を開きGoogle Workspaceと連携させる

①Geminiの画面左下にある「歯車マーク(設定とヘルプ)」をクリック
②「アプリ連携」をクリック
③以下の画面が表示されますので、右上のスライトボタンを右にスライドさせて、Google WorkspaceとGeminiの連携を設定します。

「安全な場所」があるから、AIは真価を発揮する

Twelfthが、貴社の「AIによる内製化」を最初から最後まで伴走します

「AIをもっと実務に組み込みたいけれど、初期設定が不安だ」
そんな経営者の方々を、Twelfthが全力でサポートします。

私たちは、貴社のチームが自らAIを使いこなし、業務を自分たちで改善し続けられる「内製化」の状態まで、しっかりと隣で支え続けます。

• 独自ドメインの取得や、複雑なメール設定の代行
• AIが社内データを最大限に活用するための、共有ドライブの構築・整理支援
• 現場の課題に合わせた、GeminiやNotebookLMの実践的なレクチャー

AIを自社の力に変え、現場から業務効率化を加速させるために、Twelfthに、貴社の現状と理想の形を聞かせてください。

まずは、無料相談でAI導入の具体的な一歩を一緒に踏み出しましょう。

この記事は2026年03月公開の記事です。技術の進化等により一部内容が異なることもございます。